Revenir en haut de la page
Grand logo Petit logo

Votre revendeur et Centre de Compétence Sage agréé

0

Bon à Payer

La gestion du bon à payer est un outil de traçabilité des factures d’achat permettant :

  • A l'acheteur (personne à l'origine de la demande d'achat) de valider la conformité de la facture
  • Au responsable financier d'autoriser le paiement de la facture d'achat.

Exemple :

Un responsable de service de paie dispose d’un abonnement à la revue RF Paie.

Chaque année, son entreprise reçoit la facture correspondante. Avant de procéder à son règlement, la facture doit faire l’objet d’un double accord:

  • la personne qui reçoit la revue RF Paie approuve la facture et la déclare conforme à la demande,
  • le responsable financier accepte le paiement de la facture et appose un Bon à payer.

La validation revêt donc un caractère commercial mais également financier.

L’enregistrement du règlement associé à ces factures sera possible uniquement lorsque le bon à payer aura été apposé.


Paramétrage


1. Paramètres société

La définition du circuit de validation s’effectue dans Fichier/ Paramètres société/ Comptabilisation/ Gestion du bon à payer.

bon-a-payer-001

Niveau de validation

  • Aucun (valeur par défaut): le Bon à payer n'est pas géré dans ce cas.
  • Responsable financier uniquement
  • Acheteur et Responsable financier

Responsable financier

  • Sélection de la personne qui sera alerté des demandes d'autorisation de bon à payer. Cette liste déroulante propose les collaborateurs ayant le statut Responsable financier. Un seul responsable financier peut être défini par dossier

Factures à valider

  • Toutes les factures : toutes les factures sont soumises à autorisation de bon à payer de la part du responsable financier.
  • Selon montant : seules les factures dépassant un certain montant TTC sont soumises à à autorisation de bon à payer de la part du responsable financier.
  • Seuil de validation : cette zone est accessible uniquement si le champ "Factures à valider"est positionné sur "Selon montant".

Lorsqu'un seuil de validation est renseigné

  • Toutes les factures dont le montant TTC est inférieur au seuil défini, se voient attribuer automatiquement le statut bon à payer : l'intervention du responsable financier n'est pas nécessaire. Ces factures n'entrent pas dans le circuit de validation de BAP.
  • Pour les factures dont le montant TTC est supérieur au seuil défini, l'intervention du responsable financier est nécessaire pour l'obtention du statut bon à payer.


2. Collaborateur

L’affectation du profil Acheteur ou Responsable financier s’effectue dans Structure/ Collaborateurs, onglet « Profil« . il est nécessaire de renseigner un niveau d’utilisateur.

bon-a-payer-002


3. Autorisation d’accès

Un nouveau groupe est présent dans Traitement/ Gestion du bon à payer.

Il contient les fonctions suivantes:

  • Affectation Bon à payer acheteurs
  • Affectation Bon à payer responsables financiers
  • Transmission des autorisations de bon à payer (E-Facture)
  • Affectation BAP tout acheteur. (cette fonction apparaît uniquement si le niveau Acheteur est géré dans le circuit du bon à payer)

 bon-a-payer-003

Affectation BAP tout acheteur:

Le fait d’interdire cette fonction permet au collaborateur de type Acheteur d’apposer le bon à payer sur toutes les factures quel que soit l’Acheteur associée à la facture.

Par défaut, il ne peut apposer le bon à payer que sur celles qui lui sont rattachées.


4. Plan tiers

L’association de l’Acheteur s’effectue dans Structure/ Plan tiers/ Paramètres/ Conditions de paiement.

bon-a-payer-004

Si le service concernant les factures électroniques a été souscrit, il est possible de transmettre un compte rendu de bon à payer au fournisseur.

Ce paramétrage s’effectue dans la fiche tiers, onglet Paramètres/Sage efacture, option « Transmettre l’autorisation du bon à payer ».

bon-a-payer-005


Gestion


1. Journaux de saisie

La gestion du Bon à Payer ne concerne que les journaux de type achat ou les écritures du journal d’à nouveaux issus d’un journal typé achat.

L’affectation de l’historique s’effectue sur la première ligne d’écriture comportant un compte tiers de nature Fournisseur ou Autre.

Un seul historique de BAP est géré par pièce comptable: même date, même numéro de pièce. Sur les journaux autres que le type Achat, le bouton n’est pas disponible.

bon-a-payer-006

Il est possible de modifier le statut BAP (Aucun à Valider): cela permet de revenir sur le statut BAP affecté par défaut lors de la saisie ou intégration de la facture.

La validation de la fenêtre d’historique de bon à payer a pour conséquence: d’enregistrer le nouveau statut BAP de la facture,

  • d'enregistrer les commentaires saisis,
  • d'enregistrer l'acheteur ou le responsable financier,
  • d'alimenter la date de validation et le champ Application à l'origine de la dernière validation
  • de passer le champ Envoi CR fournisseur à Non (si mise à jour effectuée pour le niveau Responsable financier).


2. Affectation bon à payer acheteurs

Cette fonction se situe dans Traitement/ Gestion du bon à payer.

Elle permet à chaque collaborateur de type acheteur de valider la conformité des factures d’achat pour lesquelles il est à l’origine de la demande.

Selon les droits affectés, un acheteur est également autorisé à valider des pièces d’un autre acheteur.

Cette fonction n’est pas disponible si le champ niveau de validation est positionné sur « Responsable financier uniquement » dans les paramètres société et/ou si l’utilisateur ne dispose pas des droits.

bon-a-payer-007

bon-a-payer-008

Le bouton « Traiter » permet de reporter le traitement sélectionné sur les lignes de factures sélectionnées.

Les choix possibles concernant le traitement des bons à payer sont Conforme (par défaut) ou Non conforme.

Il est possible de saisir un commentaire sur les factures après les avoir traitées.


3. Affectation bon à payer responsable financier

Cette fonction se situe dans Traitement/ Affectation bon à payer responsable financier.

Elle permet au responsable financier d’apposer le bon à payer aux factures d’achat qui rentreront ensuite dans le processus de règlement.

Dès qu’un acheteur entre dans le circuit de validation du bon à payer, le responsable financier doit être capable d’accorder le paiement d’une facture et ceci même si l’acheteur n’a pas donné son aval.

bon-a-payer-009

bon-a-payer-010

Les choix possibles concernant le traitement des bons à payer sont Bon à payer (par défaut) ou En attente .


4. Règlement tiers

Cette fonction qui est accessible via Traitement/ Règlement Tiers, permet d’enregistrer automatiquement en comptabilité, les règlements des tiers (versés aux fournisseurs, perçus des clients) et d’éditer les ordres de paiement correspondants.

Dans la fenêtre de sélection, il existe une zone Position à payer.

bon-a-payer-011

Cette zone est active lorsque la validation du bon à payer a été paramétrée dans Fichier/ Paramètres société/ Configuration des traitements/ Comptabilisation/ Gestion du bon à payer.

Elle permet de sélectionner les mouvements à traiter en fonction du statut du bon à payer de celles-ci:

  • A régler: dans ce cas, le programme réglera toutes les factures ayant un statut Bon à payer, répondant à la sélection des autres critères.
  • Toutes: dans ce cas, le programme proposera également toutes les factures répondant à la sélection des autres critères, quel que soit le statut de leur Bon à payer.

Seules les factures ayant le statut final du Bon à payer ou qui ne rentrent pas dans le circuit de validation peuvent être pointer.

Dans le cas contraire le message suivant apparait « Le statut Bon à payer d’une écriture sélectionnée ne permet pas son règlement! »

bon-a-payer-40