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Votre revendeur et Centre de Compétence Sage agréé

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ScanFact

Premier acte vers la dématérialisation !

Avancées technologiques, économies, gains de productivité … sont autant d’éléments en faveur de la dématérialisation des factures professionnelles.

Sage 100 Scanfact constitue votre premier pas vers la dématérialisation de vos factures.

Conçue pour les PME effectuant mensuellement une saisie importante de factures, Sage 100 Scanfact est une solution périphérique qui intervient en amont de tout logiciel de comptabilité.

Sage 100 Scanfact permet le traitement comptable des factures, le suivi pour validation et l’archivage de l’image de la facture.

Les technologies utilisées sont celles de la scannérisation et de la reconnaissance optique des caractères (OCR).

Sage 100 Scanfact s’adresse naturellement aux utilisateurs de la gamme Sage 100 Comptabilité, Sage 100 Suite Comptable et Financière et Sage 100 Entreprise.


Fonction clés

Traitement automatisé des factures

Cette fonction réduit la saisie manuelle de factures d’achats et permet le transfert direct des écritures en comptabilité (écritures comptables, analytiques, échéances…).

Un site distant peut transmettre des factures scannées directement au site principal, évitant ainsi le transport physique des documents.

ScanFact

Numérisation des factures entrantes

Une fois scannée, la facture peut être archivée puis consultée de façon immédiate et intuitive.

Un simple « clic » sur l’écriture comptable vous permet de disposer de l’image de la facture.

Visa des pièces

Cette fonction permet la gestion de la circulation des factures entre différents sites ou services afin de valider (bon à payer) les factures en attente de paiement.

La fonction intègre également une gestion par utilisateur avec des droits définis.


Bénéfices Utilisateur

Gains de productivité

  • Réduction du temps de saisie comptable des factures
  • Réduction du temps de saisie comptable des factures
  • Réduction du temps de traitement de suivi et de validation des factures par les différents services
  • Réduction des manipulations liées aux documents et diminution des risques d’égarement
  • Consultation rapide d’une facture
  • Réduction des délais et coûts de recherche d’une facture
  • Révision et clôtures comptables accélérées

Traçabilité des processus

  • Consultation immédiate des factures numérisées, en 1 clic, depuis l’écriture comptable
  • Archivage numérique des factures
  • Partage de l’information

Approche simplifiée

  • Paramétrage prédéfini permet l’intégration automatique des factures fournisseurs en comptabilité

Qualité des données

  • diminution des erreurs de saisie

Fonctionnalités

  • Numérisation et reconnaissance automatique des pièces par lot
  • Contrôle de cohérence du résultat de la reconnaissance optique
  • Visualisation de la facture et assistant de saisie comptable sur le même écran
  • Gestion multi-dossiers et multi-journaux par dossier. Gestion des avoirs
  • Gestion de modèles de factures par dossier, activité ou l’ensemble des dossiers
  • 9 taux de TVA paramétrables. Plusieurs taux de TVA possibles pour une même facture
  • Plan comptable paramétrable par dossier. Récupération d’un plan standard ou du plan personnalisé du dossier
  • Affectation et calcul automatique de la TVA à partir du TTC. Un compte de TVA associé à chaque compte
  • Assistant de ventilation permettant l’affectation automatique du HT au compte de charge ou de produit le plus utilisé pour le tiers correspondant
  • Saisie au kilomètre sans classement préliminaire des factures
ScanFact
ScanFact
  • Gestion de l’analytique, des règlements, des échéances pour chaque facture ou tiers.
  • Consultation de l’image de la pièce associée à chaque écriture.
  • Suivi du circuit de validation des factures. ScanFactEcran2
  • Gestion des droits par utilisateur.
  • Attribution d’un modèle de suivi par fournisseur avec un ou plusieurs viseurs.
  • Login par mot de passe pour chacun des utilisateurs.
  • Validation au kilomètre sans classement préliminaire des factures.
  • Gestion des litiges.
  • Visualisation du scénario de circulation.
  • Gestion de mémo nominatif par utilisateur.
  • Impression d’une ou de plusieurs factures.
  • Envoi par e-mail à un destinataire d’une ou de plusieurs factures.
  • Tampon numérique automatique de comptabilisation.